Ведение кадрового учета

Кадровый учет – совокупность процедур, связанных с документальным оформлением трудовых отношений с работниками. Эти процедуры необходимы при трудоустройстве и увольнении кадров, оформлении перевода на другое рабочее место, изменениях условий работы и оплаты труда, отправлении сотрудников в командировку, отпуск и при организации штатного расписания.

Трудовые отношения работодателя и работника должны быть оформлены надлежащим образом согласно законодательству. Кадровые процедуры, их основы и принципы регулируются Трудовым Кодексом РФ. Допускается заключение трудового договора не позднее трех дней с момента выхода на работу.

Положения трудового договора должны соответствовать статье 57 Трудового Кодекса РФ и содержать в себе необходимые сведения о работнике, месте работы, трудовой функции и условиях труда. По необходимости трудовой договор может вмещать права и обязанности работника и работодателя.

Ведение кадрового учета обязательно для всех лиц, использующих наемный труд

Что следует знать о системе кадрового учета

К основным кадровым процедурам относятся:

Трудоустройство. Предусматривает оформление документов о приеме на работу, заключение трудового договора, оформление трудовой книжки и личной карточки. Найм иностранца предусматривает дополненный пакет документов.
Перевод и перемещение работника. Если это временная мера, то требуется письменное согласие сотрудника. Иначе эта процедура предусматривает оформление дополнительного соглашения к трудовому договору, приказа и заявления сотрудника.
Увольнение. Процедура требует оформления заявления сотрудника не позднее, чем за две недели до ухода с работы, оформления приказа, записки-расчета. В последний день работы в трудовую книжку вносится отметка.

К другим кадровым процедурам относятся правки штатного расписания, оформление отпусков и командировок. Все процедуры подкрепляются приказами и другой документацией.

Ведение кадрового учета предполагает оформление и хранение документации в больших объемах. Такая документация вмещает в себя информацию как о каждом сотруднике, так и о всей компании в целом.

Во время ведения кадрового учета составляются правила, регламентирующие порядок трудовой деятельности, отслеживаются все перемещения, что позволяет точно фиксировать численность кадров.

Основная задача кадрового учета – отслеживание перемещений сотрудника и их документальное оформление, начиная с момента трудоустройства и до момента увольнения. Ведение кадрового учета может осуществляться как вручную, так и с помощью запрограммированных систем, что значительно экономит время на составлении документации, в особенности если компания насчитывает много сотрудников.

Ведение кадрового учета высококвалифицированным кадровым специалистом приводит к росту управленческих расходов, поэтому мы предлагаем качественное кадровое сопровождение вашей компании и поможем сэкономить ресурсы, которые обычно уходят на содержание кадровика и предоставление ему программ и соц. пакетов.

Необходимость ведения кадрового делопроизводства

Прием на работу нового сотрудника должен соответствовать правилам, прописанным на законодательном уровне. Будущий сотрудник должен предоставить работодателю пакет документов, указанных в статье 65 Трудового Кодекса РФ, а работодатель должен позаботиться о предоставлении этих документов для надлежащего оформления трудового договора.

В свою очередь работник обязан:

Подписать трудовой договор и приказ о назначении на должность;
Изучить должностную инструкцию;
Пройти вводный инструктаж;
ознакомление с инструкцией по охране труда.

Кадры – структурная единица определенной отрасли деятельности, в производстве. Руководство должно обеспечить контроль за кадровым сопровождением своих сотрудником, так как оно влияет на выполнение компанией своих функций и на конкретного ее работника.

Документация должна быть оформлена надлежащим образом, согласно требованиям законодательства. Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» в статье 9 предусматривает порядок составления кадровой документации и ее ведение. Наличие всех правильно оформленных документов об организации и конкретных сотрудниках важно при проверке со стороны контролирующих органов.

Кадровое делопроизводство имеет юридический аспект. Своевременное установление отношений с работником на законодательном уровне и четкое обозначение в трудовом договоре прав и обязанностей сторон позволят избежать судебных тяжб и других споров. Оформление документов специалистом по кадровому делопроизводству поможет избежать компенсаций, отстаивать свои права на основании нормы закона, доказать правоту и определить степень своей ответственности в случае, если компании будет предъявлен судебный иск.

Кадровое делопроизводство – социально значимый инструмент. Руководствуясь записями в трудовой книжке (бумажный/электронный) осуществляется расчет трудового и страхового стажа, которые необходимы для выхода работника на пенсию и получения льгот.

Законодательство ставит четкие требования для ведения кадровой документации. Нарушения нормы закона влечет за собой штрафные санкции.

Услуга кадрового сопровождения. Ее составляющие

Кадровое сопровождение должно осуществляться специалистами. Цель услуги кадрового сопровождения состоит в:

минимизации трудовых конфликтов;
оптимизации ресурсов на кадровое сопровождение;
минимизации рисков правового характера за счет ведения кадрового учета экспертами в трудовых отношениях и трудовом законодательстве.

Услуга актуальна для молодых, только что появившихся на рынке фирм, для тех, кто впервые столкнулся с ведением кадрового учета и для устоявшихся больших компаний с широким кадровым составом и объемом работы.

Мы занимаемся аутсорсингом кадрового сопровождения, оформляем документацию согласно законодательству и выполняем все кадровые процедуры качественно и согласно требованиям.

Наша компания предоставляет широкий спектр услуг кадрового сопровождения, начиная от основных кадровых процедур и заканчивая оформлением отпусков, командировок и составлением штатного расписания.

Наши услуги включают следующие основные кадровые процедуры:

Оформление сотрудника на рабочее место. В свою очередь, мы обеспечим:

Составление трудового договора;
Составление дополнительного соглашения к трудовому договору;
Оформление и ведение локальных актов вашей компании;
Оформление приказа о приеме на работу;
Заполнение личной карточки сотрудника;
Внесение отметок в трудовую книжку.

Оформление переводов сотрудников, в которое входит:

Оформление приказа о переводе;
Составление дополнительного соглашения;
Составление заявлений, записок, справок;
Внесение отметок в трудовую книжку.

Увольнение сотрудника. Наши услуги включают:

Составление приказов;
Составление заявления;
Составление расчетных документов;
Расторжение трудового договора;
Внесение отметок в трудовую книжку;
Уведомление работника явиться за трудовой книжкой.

Штатное расписание должно соответствовать бухгалтерским данным для правильного начисления оплаты труда. На его основе заполняются трудовые договоры, и поэтому вся информация должна совпадать с данными в учредительных документах организации. Мы займемся расписанием штата Вашей компании и обеспечим:

Составление и заполнение расписания штата;
Составление приказа на утверждение расписания штата;
Составление приказа для внесения изменений в штатное расписание.

В соответствии со статьей 91 Трудового Кодекса РФ в обязанности работодателя входит ведение учета отработанного времени каждого сотрудника. В нашу услугу по учету рабочего времени входит:

Подготовка и заполнение табеля учета рабочего времени;
Оформление больничных листов сотрудников.

Также мы занимаемся ведением документации по кадровому составу, что включает в себя:

Заполнение личных карточек сотрудников;
Ознакомление сотрудников с локальными актами вашей компании, ведение журнала ознакомлений.

Занимаясь отпусками ваших работников, мы осуществляем:

Составление ежегодных отпускных графиков работников (ст.123 ТК РФ);
Внесение изменений в отпускной график;
Оформление очередного и дополнительного приказов на отпуск;
Оформление отпускных приказов в связи с беременностью и родами;
Оформление декретных отпусков.

Помимо этого, в базовый перечень услуг входит:

Ведение личных дел каждого из сотрудников вашей фирмы;
Учет трудовых книжек;
Ведение книги регистрации приказов;
Ведение книг учета первичной документации по кадрам.
Ведение Правил внутреннего трудового распорядка в соответствии со статьей 189 Трудового Кодекса РФ

Почему стоит сотрудничать именно с нами?

Стоит учесть, что ведение кадрового учета требует внимательности и оперативности. Своевременная проверка документации и внесение изменений помогут минимизировать трудовые конфликты, обезопасить вас и ваших сотрудников. Знание всех процедур кадрового сопровождения, ориентация в законодательстве и умение грамотно оформлять документы могут сделать кадровое делопроизводство действительно эффективным.

Сотрудничая с нашей компанией, Вы получаете:

Высококвалифицированное кадровое сопровождение вашей фирмы и каждого сотрудника согласно всем требованиям законодательства РФ. Наши специалисты занимаются составлением документов для всех кадровых процедур, ведением книг приказов и учета и другой необходимой документации, включая кадровое сопровождение с нуля.

Обращаясь к нам, вы избавитесь от непрофильной, рутинной работы и сможете полноценно заняться ведением своего бизнеса.

Возможность экономии ресурсов на отсутствии кадровика в штате. Услуги кадровика требуют вложения денежных ресурсов, включая оборудование рабочего места, приобретение рабочих программ, оплату соц. пакета и оплату труда. Мы выполняем все функции штатного кадровика.

Наши специалисты контролируют все кадровые события и ведут их учет, формируют внутреннюю и внешнюю отчетность. Мы используем собственное программное обеспечение и полностью информируем вас о текущем состоянии дел.

Кадровое содержание вашей фирмы на протяжении всего года. Больше можно не беспокоиться, что штатный кадровик уйдет в отпуск и никто не сможет выполнять его работу.

Мы ответственно подходим к своей работе и обеспечиваем качественное и полноценное кадровое администрирование вашей фирмы.

Сведение трудовых конфликтов и рисков к минимуму. Правильное кадровое администрирование может свести к минимуму или вообще исключить штрафы со стороны контролирующих органов.

Наши специалисты проверят вашу документацию и при необходимости внесут изменения. Все действия будут выполнены строго в рамках действующего законодательства.

Услуги нашей компании включают осуществление кадрового аудита и помощь при восстановлении кадрового учета за прошедшие периоды.

Кадровый аудит – всесторонняя проверка кадровых документов на предмет соответствия законодательству и требованиями кадрового сопровождения.

Кадровый аудит заключается в:

Проверке документации и обнаружении пробелов;
Проверке наличия всей необходимой документации;
Согласовании документов с нормами действующего законодательства;
Оптимизации кадровых процедур;
Устранении ошибок кадрового сопровождения.

Мы гарантируем своевременное и качественное проведение кадрового аудита, которое устранит возможные неблагоприятные материальные последствия для вашей компании. После осуществления аудита наши специалисты предоставят вам полный список недостатков и погрешностей, а также дадут рекомендации по их правильному устранению.

Восстановление кадрового учета

Восстановление кадрового учета осуществляется после проведения аудита и может пригодиться в случаях:

Частичной или полной потери документации;
Если раньше кадровое делопроизводство осуществлялось некомпетентно или вообще отсутствовало;
Если ваша компания «выросла»;
Если Вы получили предупреждение со стороны органов контроля о несоблюдении законодательства и неправильном ведении кадрового учета.

Мы восстановим и приведем в порядок всю вашу документацию за предыдущие периоды, а также поможем избежать штрафов от трудовых инспекций и других проверяющих органов.

Стоимость услуги считается в зависимости от результатов проведенного кадрового аудита.

Порядок в кадровом делопроизводстве – показатель дисциплины и ответственности компании. Оформленные надлежащим образом кадровые документы минимизируют конфликты внутри организации и обеспечивают ваше спокойствие в случаях внешних проверок.

Доверяйте свою организацию только высококвалифицированным специалистам. Мы устраним все пробелы и недостатки, приведем ваше кадровое делопроизводство в порядок и обеспечим действительно профессиональное кадровое сопровождение вашей компании.